ควรเริ่มจากตรงไหนก่อนดี...ในเมื่องานนี้ก็สำคัญ งานนั้นก็ต้องส่ง

ยิ่งช่วงกลางเดือนไปจนถึงสัปดาห์สุดท้ายของเดือนนี่งานก็ถาโถมเข้ามาจากไหนนักต่อนักก็ไม่รู้ จนรู้สึกว่าช่วงต้นเดือนนี่ผ่านไปไวซะเหลือเกิน ถึงแม้ว่าปัจจุบันจะมีเทคโนโลยีที่ทันสมัย แต่ก็ยังมีงานอีกหลายอย่างที่คุณจะต้องจัดการให้เสร็จด้วยตัวคุณเองในแต่ละวัน เราไม่สามารถเอางานมาสับๆๆ ยำๆๆ แล้วตักกินทีเดียวได้เหมือนข้าว ดังนั้นการบริหารเวลาและการจัดลำดับความสำคัญนั้นกลายเป็นเรื่องที่จำเป็นมาก

ไม่ว่าจะพนักงานหน้าใหม่หรือพนักงานหน้าเก่า ก็ต้องเจอกับปัญหาเกี่ยวกับงานแบบนี้กันทั้งนั้น แต่บางทีมันก็ดูดพลังงานในแต่ละวันไปเยอะเหมือนกันนะ บางคนทำงานเสร็จแล้วถึงกับไปนวดตัวกันเลยทีเดียว หรือบางคนกลับห้องไปอาบน้ำ กินข้าว ก็สลบลงที่นอนแล้ว รู้สึกตัวตื่นมาอีกทีก็เช้าแล้วต้องรีบลุกไปอาบน้ำ กินข้าว ไปทำงานอีกแล้วหรอเนี่ย! แล้วชีวิตจะต้องวนลูปเดิมๆ นี้ไปทุกวันเลยหรอ แล้วจะเป็นแบบนี้ไปจนถึงเมื่อไหร่หล่ะ? และเมื่อไหร่ปัญหาเหล่านี้จะหายไปสักที! แต่ถ้าคุณมองว่าชีวิตมันง่าย แล้วแก้ปัญหาที่ต้นเหตุ คุณก็จะใช้ชีวิตง่ายขึ้น แค่นี้คุณก็มีความสุขมากขึ้นแล้ว ลองใช้ 9 วิธีง่ายๆเหล่านี้ดูสิ นี่อาจจะช่วยเปลี่ยนชีวิตการทำงานของคุณให้ดูเหมือนเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลาไปเลยก็ได้นะ

1. ระบายสิ่งที่คุณจะต้องทำทั้งหมดออกมา

การจัดลำดับความสำคัญมีประโยชน์อย่างมากที่จะทำให้คุณทำงานได้มากขึ้น เลื่อนขั้นได้เร็วขึ้น และมีเวลาว่างมากขึ้นในการสนุกกับการใช้ชีวิตเวลาทำงาน ทุกอย่างเริ่มต้นด้วยการจัดลำดับความสำคัญในสิ่งที่คุณจะต้องทำ ลองเริ่มจากการเขียนแพลนง่ายๆ ด้วยคำถามที่ว่า "วันนี้คุณจะทำอะไรบ้าง?" แล้วค่อยๆ ขยับเป็นพรุ่งนี้คุณจะทำอะไรบ้าง เมื่อฝึกฝนจนเริ่มชำนาญ ก็เริ่มเขียนแพลนของสัปดาห์ หรือถ้าคุณสามารถทำได้มากกว่านั้นก็เริ่มจัดลำดับความสำคัญใน 1 เดือน ว่าคุณจะทำอย่างไร เพื่อให้งานเสร็จได้มากที่สุด ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับรายการที่เขียนออกมาอาจจะยาวไป 10 หน้ากระดาษ ก็เพียงแค่เขียนมันออกมาเท่านั้นเอง

2. ถามตัวเองว่างานไหนสำคัญ

หลังจากที่เขียนออกมายาวเหยียดแล้วก็มองดูในสิ่งที่คุณเขียนออกมา แล้วดูว่างานเหล่านี้งานไหนที่สำคัญจริงๆ และงานไหนที่สามารถรอได้ คุณจะเริ่มเห็นภาพชัดขึ้นหลังจากที่เขียนออกมา ทางลัดที่คุณจะสามารถตัดผ่านหมอกนี้ไปได้ ก็เพียงแค่ทำ เลื่อน มอบหมาย หรือลบ งานนั้นออกไป ก็ลองตัดสินใจให้ดีๆ เอาละกัน

3. ลงมือทำทุกอย่างให้เป็นจริง

คุณจะมีเวลาโฟกัสกับงานที่สำคัญจริงๆ ของคุณมากขึ้น เพราะมันไม่จำเป็นอีกต่อไปที่คุณจะทำงานทุกอย่างที่คุณเขียนออกมา งานไหนที่คุณคิดว่าสามารถเลื่อนออกไปก่อนได้ และที่ยังมีเวลาอยู่ก็ควรย้ายไปไว้ลำดับหลังๆ หรือถ้าจำเป็นจริงๆ งานนั้นก็สำคัญ งานนี้ก็ต้องส่ง คุณก็ลองขอให้เพื่อนร่วมทีมของคุณช่วยทำสิ การทำงานย่อมผ่านไปได้ด้วยดีเมื่อมีทีมเวิร์ค แต่ถ้างานไหนที่ไม่สำคัญจริงๆ หรือทำก็ได้ไม่ทำก็ไม่เป็นไร ก็แค่ "ลบ" งานนั้นออกไปจะได้เหลือเวลาไปโฟกัสงานสำคัญ

4. ใช้เวลากับงานสำคัญให้มาก

เมื่อคุณสามารถจัดระเบียบงานของคุณได้ดีแล้ว คุณมีเวลาในการทำงานของคุณมากขึ้น เพราะคุณไม่ต้องเสียเวลากับงานที่ไม่จำเป็นที่คุณจะต้อง Take time มากมายกับงานนั้น ไม่ว่างานของคุณจะต้องแก้อีกสัก 5 รอบ แต่คุณก็ยังมีเวลาเหลือเฟือ เพียงพอที่คุณจะทำให้งานนั้นให้เพอร์เฟคได้ 

5. ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีให้มาก

เครื่องมือที่มีการพัฒนามากมายทางเทคโนโลยีในปัจจุบันนั้น สามารถช่วยให้การจัดลำดับความสำคัญและการวางแผนบริหารเวลาของคุณกลายเป็นเรื่องง่ายดายยิ่งขึ้น ไม่ว่าชีวิตของคุณจะยุ่งสักแค่ไหนการจัดทุกอย่างให้เป็นระเบียบเป็นสิ่งที่สำคัญที่จะทำงานส่วนใหญ่ให้เสร็จ อาจจะลองใช้ Google  Calendar เข้ามาเป็นตัวช่วยในการจัดการชีวิตของคุณลงตัวมากขึ้น
 

6. พยายามอย่าเช็คอีเมลบ่อย

จากการสำรวจผู้เชี่ยวชาญด้านการทำงานเกือบ 20,000 คน ที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดมี โดยทุกคนจะมีลักษณะเฉพาะที่เหมือนกันมาก นั่นก็คือ พวกเขาสามารถจัดการกับอีเมลได้เป็นอย่างดี นอกจากนี้พวกเขายังสามารถกรองอีเมลที่สำคัญมาเชื่อมกับการจัดลำดับความสำคัญ และมุ่งเน้นทำตามสิ่งที่พวกเขาจำเป็นต้องทำ นี่จึงเป็นเหตุผลที่การเริ่มทำงานไม่ควรที่จะให้การเช็คอีเมลเป็นสิ่งแรกในการทำงาน 

7. ขอความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงาน

ทุกคนไม่ได้เกิดมาเป็น Perfectionst หลายคนอาจจะไม่สบายใจที่จะต้องขอความช่วยเหลือ แต่นี่เป็นทักษะสำคัญที่จะต้องเรียนรู้ เพราะถ้าเกิดว่างานนั้นคุณไม่สามารถทำได้จริงๆ คุณพยายามหาทุกวิถีทางแล้ว ก็ลองขอความช่วยเหลือจากเจ้านายของคุณ นักศึกษาฝึกงานหรือพนักงานใหม่ที่มีความกระตือรือร้นที่จะเรียนรู้ นี่อาจจะทำให้คุณพบแนวความคิดใหม่ๆ แง่มุมใหม่ เกี่ยวกับงานของคุณเลยก็ได้นะ เพราะบางคนในทีมอาจจะมีทักษะในงานเฉพาะด้านมากกว่าคุณ แต่ก็ควรทำเฉพาะกรณีที่จำเป็นจริงๆเท่านั้นนะ

8. ปรับปรุงแก้ไขและประเมินใหม่

ชีวิตของเราเปลี่ยนแปลงไปได้ตลอดเวลา ทุกสิ่งทุกอย่างเกิดขึ้นได้บางครั้งก็เกิดไม่ถูกเวลาซะเลย ตอนแรกคุณอาจจะเขียนออกมาอย่างดี จัดสรรเวลาเพื่อการทำงานอย่างสมบูรณ์แบบแล้ว แต่มักจะมีเหตุการณ์ที่ทำงานงานของคุณนั้นถูกผลักออกไป หรืออาจจะถูกยกเลิกโปรเจ็กต์นั้นไปเลยก็ได้ เพราะชีวิตในแต่ละวันมักจะมีปัญหาเข้ามาให้แก้รายวันอยู่เสมอ ไม่มีกฎที่ตายตัวหรือทางออกที่มั่นคง ทุกอย่างสามารถรับเปลี่ยนได้ตลอดเวลา แต่ในความไม่แน่นอนนั้น คุณก็สามารถรับมือกับมันได้ Robert Pozen อาจารย์อาวุโสแห่ง MIT Sloan School of Management แนะนำว่าคุณควรจะดูตารางเวลาของคุณสำหรับวันถัดไปทุกคืนก่อนเข้านอน และทบทวนประเมินลำดับความสำคัญของคุณใหม่ตามความจำเป็น

9. The Leaky Boat Conundrum ปริศนาเรือรั่ว

โปรดจำไว้ว่าในการจัดลำดับความสำคัญ เวลาของคุณนั้นมีค่ามากเพียงใด เวลาที่ใช้ไปในการทำงานผิดลำดับถือเป็นการที่คุณเสียเวลานั้นไปโดยเปล่าประโยชน์ งานที่คุณกำลังจะทำนั้นก็เหมือนกับ (เรือ) เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงมากระทบกับงานจนทำให้คุณนั้นเกิดการเรียงลำดับความสำคัญผิดพลาดนั่นก็เหมือน (การรั่วไหล) เพราะคุณจะรู้สึกว่าคุณจะต้องทำใันให่เสร็จคุณจะพบว่าตัวเองกำลังพายเรือที่กำลังจมอยู่ แต่ที่จริงแล้วถ้าคุณไม่สามารถแก้ไปเรือรั่วนี้ได้คุณก็ควรจะย้ายไปยังเรือลำใหม่แทนที่จะแก้ไขเรือรั่วหรือพยายามพายเรือที่รั่วนั้นต่อไปนะ

คุณลองใช้เวลาแค่ 40% ของวันทำงานไปกับงานหลักดูสิ ส่วนงานอื่นๆ เช่น การเช็คอีเมล การประชุม หรืองานเล็กๆ น้อยๆ ที่กินเวลาที่เหลือในแต่ละวันก็พยายามจัดสรรให้น้อยลง มันอาจจะยากหน่อยในช่วงแรกๆ ก็ให้เริ่มจากสิ่งง่ายๆ ก่อนก็ได้ แต่ไม่มีใครสามารถทำทุกอย่างได้อย่างรวดเร็วหรอกนะ คุณต้องค่อยๆ ทำมันไปทุกวัน พอคุณคุ้นเคยกับการจัดลำดับความสำคัญแล้วล่ะก็ การวางแผนบริหารเวลาของคุณจะเริ่มเชี่ยวชาญมากขึ้น จากนั้นคุณก็จะมีเวลามากขึ้น โดยที่คุณไม่จำเป็นที่จะต้องทุ่มเทเวลาทั้งหมด แถมยังได้งานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นแบบไม่ต้องเสียเวลา เพื่องานเพียงอย่างเดียวอีกต่อไป!