สิ่งที่ HR และเจ้าของธุรกิจ ต้องรู้เกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือนและสวัสดิการ

ในโลกของธุรกิจ ทุก ๆ องค์กรย่อมขับเคลื่อนด้วยบุคลากรที่มีคุณภาพ หรือถ้าจะให้เราเรียกกันก็ต้องขอใช้คำว่า “คนเก่ง” ดังนั้นทุก ๆ องค์กรจึงต้องพยายามอย่างถึงที่สุด เพื่อจะรักษาคนเก่งเอาไว้ในองค์กรให้ได้นานที่สุด หนึ่งในปัจจัยสำคัญก็คือ “เงินเดือน” และ “สวัสดิการ” ที่ดีพอ 

วันนี้ WorkVentureXFlowAccount เพื่อนำเสนอบทความพิเศษที่รวบรวมทุกเรื่องสำคัญที่ HR และเจ้าของธุรกิจยุคใหม่ต้องรู้เกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือนและสวัสดิการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้คุณนำไปปรับใช้กับองค์กรได้อย่างมั่นใจและมีประสิทธิภาพ ถ้าพร้อมแล้วอ่านต่อได้เลยที่เนื้อหาด้านล่างนี้

“ พนักงานจะยังตัดสินใจอยู่กับบริษัทต่อไป หากมีความพึงพอใจในค่าตอบแทนและสวัสดิการ ” ข้อเท็จจริงจากหลาย ๆ งานวิจัย ในองค์กรชั้นนำระดับโลก

1. กฎหมายแรงงานที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินเดือน

เพราะเรื่องของ “เงินเดือน” มีมากกว่าแค่การจ่ายเงินในทุก ๆ เดือนเพียงเท่านั้น ยังมีอีกหลายสิ่ง ที่เจ้าของธุรกิจควรต้องทำความเข้าใจ เนื่องจากมีความเกี่ยวข้องทั้งในด้าน ภาพลักษณ์ขององค์กร, ความพึงพอใจของพนักงาน โดยเฉพาะในเรื่องของ “กฎหมาย” เนื่องจากมี พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน บังคับใช้มาตั้งแต่ปี พ.ศ. 2541 ซึ่งเป็นกฎหมายที่มีเอาไว้เพื่อ กำหนดหน้าที่ของนายจ้าง และ ให้ความคุ้มครองสิทธิของลูกจ้าง ปัจจุบันมีมาแล้วถึง 8 ฉบับ ยกตัวอย่างเรื่องสำคัญที่ควรรู้ เช่น 

• ต้องจ่ายเงินเดือนอย่างตรงเวลาอย่างน้อยเดือนละ 1 ครั้ง
• เงินเดือนที่จ่ายจะต้องไม่น้อยไปกว่าเงินเดือนขั้นต่ำที่ประกาศโดยกระทรวงแรงงาน
• การทำงานล่วงเวลา จะต้องจ่ายอย่างน้อย 1.5 เท่าของค่าจ้างรายชั่วโมง
• หากเป็นการทำงานในช่วงวันหยุดประจำสัปดาห์ จะต้องจ่าย 2 เท่าจากค่าจ้างปกติ และ ในวันหยุดนักขัตฤกษ์จะต้องเพิ่มเป็น 3 เท่า
• นายจ้างไม่มีสิทธิ์หักเงินพนักงานในทุก ๆ กรณี หากไม่ได้รับความยินยอม ยกเว้น ภาษี ณ ที่จ่าย หรือ ค่าประกันสังคม และในส่วนของ ค่าปรับจากความเสียหาย หรือ เงินกองทุนสหกรณ์ ที่มีการยินยอมเท่านั้น 

หากนายจ้างละเลยฝ่าฝืนพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน หากถูกร้องเรียนมีโอกาสได้รับทั้งโทษปรับ ไปจนถึงโทษจำคุก ขึ้นอยู่กับว่ากระทำผิดตามมาตราใด 

2. ระบบภาษีและการหักภาษี ณ ที่จ่าย

นายจ้างมีหน้าที่หักภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ณ ที่จ่าย เพื่อนำส่งให้กับกรมสรรพากรในทุก ๆ เดือน พร้อมยื่นแบบ ภ.ง.ด. 1 ให้กรมสรรพากรภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป หรือ ถ้าเป็นในรูปแบบของการยื่นออนไลน์ ก็สามารถยื่นได้ถึงวันที่ 15 และจะต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ) ให้กับพนักงานเสมอ เพื่อนำไปยื่นภาษีประจำปี เนื่องจากภาษี ณ ที่จ่าย ซึ่งถูกหักไปแล้ว จะถือเป็นการ “จ่ายภาษีล่วงหน้า” ดังนั้นหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย จึงเป็นเอกสารยืนยันเพื่อใช้ลดหย่อนภาษีที่ถูกหักไปก่อนแล้วนั่นเอง

3. สวัสดิการที่ตอบโจทย์พนักงานยุคใหม่

พนักงานในยุคใหม่ ไม่ได้มองถึงแค่เรื่องของเงินเดือน ที่จะต้องเป็นจำนวนที่พึงพอใจเท่านั้น แต่ยังมองไปถึงเรื่องของ “สวัสดิการ” ที่ได้รับจากองค์กรอีกด้วย 

สังเกตได้จากองค์กรชั้นนำระดับโลก มักจะมาพร้อมกับสวัสดิการที่เพียบพร้อม เพื่อดึงดูดให้คนเก่งสนใจเข้ามาภายในองค์กร โดยแนวโน้มของสวัสดิการที่คนรุ่นใหม่ให้ความสำคัญ ก็จะมีดังต่อไปนี้

• การออกแบบแพ็คเกจสวัสดิการแบบยืดหยุ่น (Flexible Benefits) เป็นระบบสวัสดิการที่สามารถ “เลือกได้” ตามความพึงพอใจของพนักงานแต่ละคน โดยจะอยู่ในงบประมาณที่องค์กรได้มอบให้ ช่วยทำให้พนักงานรู้สึกเป็นคนสำคัญ มีอำนาจที่จะตัดสินใจในสวัสดิการที่ตนเองจะได้รับ
• สวัสดิการเพื่อสุขภาพกายและใจ  (Wellness Program) ได้รับความสนใจสูงมากในปัจจุบัน เรื่องของสุขภาพไม่ได้นับรวมเฉพาะ “สุขภาพกาย” เท่านั้น ยังรวมถึง “สุขภาพใจ” อีกด้วย เช่น ประกันสุขภาพ, การตรวจสุขภาพประจำปี, บริการจากนักจิตวิทยา และ กิจกรรมสร้างเสริมสุขภาพในองค์กร

สิ่งที่จะบ่งชี้ว่า สวัสดิการภายในองค์กรมีผลลัพธ์ในทิศทางใดคือ “ROI” ย่อมาจาก Return on Investment เป็นประเด็นที่สำคัญต่อการบริหารองค์กรเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะในฝ่ายบุคคล (HR) 

เพราะจะได้เล็งเห็นว่า สวัสดิการที่องค์กรมอบให้กับพนักงาน มีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด วัดได้จาก อัตราการคงอยู่ของพนักงาน, ความผูกพันภายในองค์กร, ต้นทุนของค่ารักษาพยาบาลของบุคลากร และภาพลักษณ์ขององค์กร เป็นต้น

4. เทคโนโลยีและระบบการจัดการเงินเดือน

ในยุคนี้ในขั้นตอนการคิดเงินเดือน ไม่จำเป็นแล้วกับการที่ต้องมานั่งกดเครื่องคิดเลข เพื่อคำนวณเงินเดือนของพนักงานทีละคน ๆ เนื่องด้วยมีเทคโนโลยีที่มีชื่อว่า Payroll Software หรือ “โปรแกรมคำนวณเงินเดือน” ให้เจ้าของกิจการได้เลือกใช้แล้วนั่นเอง โดยโปรแกรมจะช่วยลดความซับซ้อนของการจ่ายเงินเดือน จัดการเอกสารด้านบัญชีต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น การเชื่อมต่อเข้ากับระบบเข้างาน, จัดการตัดจ่ายรายจ่ายที่จำเป็นในทุกๆ เดือน, ออกสลิปเงินเดือน และ ในบางโปรแกรมรองรับการปรับฐานเงินเดือนอัตโนมัติอีกด้วย 

นอกจากมอบความสะดวกสบายในขั้นตอนของการจ่ายเงินเดือนแล้ว โปรแกรม Payroll Software ยังมีการจัดเก็บข้อมูลขององค์กรได้เป็นอย่างดี เพราะเงินเดือนก็ถือเป็น “ข้อมูลส่วนบุคคล” ที่ได้รับความคุ้มครองใน พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ดังนั้นหากเลือกใช้โปรแกรมที่ได้มาตรฐาน รับประกันว่าข้อมูลสำคัญของพนักงานในองค์กร จะถูกเก็บเป็นความลับอย่างแน่นอน ซึ่งแนวโน้มของเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินเดือน ในอนาคตคาดว่าจะมีบริการดังต่อไปนี้

• มีทีมงานที่สามารถติดต่อได้ ซัพพอร์ตการให้ข้อมูล คอยตอบคำถามการใช้งานโปรแกรมทุกวัน
• มีระบบการคำนวณที่แม่นยำ เพื่อตรวจสอบความผิดพลาดที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการจ่ายเงินเดือน
• สามารถปรับปรุงระบบให้ยืดหยุ่นสำหรับพนักงาน รายวัน หรือ พาร์ทไทม์
• ปรับแต่งฟีเจอร์การใช้งานตามขนาดขององค์กร เพื่อให้องค์กรขนาดเล็กได้เข้าถึงได้ง่ายขึ้น

5. บริหารโบนัสและค่าตอบแทนจูงใจ

อีกหนึ่งสิ่งที่สามารถมัดใจพนักงานในองค์กรได้อย่างอยู่หมัด ก็จะเป็นในส่วนของ “โบนัส” เป็นเงินตอบแทนพิเศษที่นอกเหนือจากเงินเดือน ซึ่งองค์กรจะมอบให้กับพนักงานเพื่อสร้างแรงจูงใจ หรือเป็นรางวัลสำหรับความสำเร็จที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงาน แต่ละองค์กรก็จะมีตัวชี้วัดของการจ่ายโบนัสที่ต่างกันออกไป บ้างก็อิงตามผลงาน (KPIs) ที่เหมาะสม บ้างก็อิงตามยอดขายที่ทำได้ และรูปแบบของโบนัสก็แตกต่างกันออกไป ส่วนมากก็มาในรูปแบบเงินพิเศษ บางองค์กรก็มอบเป็นทริปเดินทางต่างประเทศ หรือ มอบหุ้นขององค์กรบางส่วนให้กับพนักงาน เป็นต้น

6. การเตรียมพร้อมรับการตรวจสอบจากหน่วยงานภาครัฐ

ในบางครั้งหากเกิดความผิดพลาดในขั้นตอนการจัดการบัญชี เอกสารไม่ครบถ้วน เกิดการร้องเรียน หรือ การสุ่มเลือกเพื่อตรวจสอบประจำปี จนเป็นที่มาของการ “ตรวจสอบ” จากหน่วยงานภาครัฐ ในกรณีนี้เพื่อพิสูจน์ความบริสุทธิ์ภายในองค์กร ควรมีการจัดเตรียมเอกสารสำคัญที่เกี่ยวข้องทั้งหมด โดยแบ่งเอกสารออกเป็นหมวดหมู่ จัดเรียงให้เรียบร้อย เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบ และถ้าไม่อยากถูกตรวจสอบ ก็ควรปฏิบัติตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน, ข้อบังคับของกรมสรรพากร และข้อบังคับสำนักงานประกันสังคม อย่างเคร่งครัด 

บทสรุป

เพราะเงินเดือนและสวัสดิการ คือกลไกสำคัญที่ช่วยขับเคลื่อนองค์กร ดึงดูดให้พนักงานใหม่เก่งๆ เข้ามาทำงาน และรักษาความสัมพันธ์ของพนักงานคนเก่งคนเดิมเอาไว้ภายในองค์กร ดังนั้นเจ้าของธุรกิจทุกคน รวมไปถึงฝ่ายบุคคล (HR) ควรต้องเข้าใจเรื่องของการจ่ายเงินเดือนอย่างลึกซึ้ง ทั้งในด้านของกฎหมายที่เกี่ยวข้อง การจ่ายภาษี และเทคโนโลยี โปรแกรม payroll จาก Flowaccount ที่ช่วยทําสลิปเงินเดือน ออนไลน์และทำให้การจ่ายเงินเดือนเป็นเรื่องง่าย เพื่อช่วยให้ระบบการจ่ายเงินเดือนภายในองค์กร มีการจัดการที่เป็นระเบียบ ถูกต้อง โปร่งใส พร้อมให้ผู้ประกอบการรับการตรวจสอบจากหน่วยงานภาครัฐได้อย่างสบายใจ