เทคนิคทำงานให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุดระหว่างวัน

การทำงานระหว่างวันอาจจะต้องเจอกับสิ่งรบกวนตลอดทั้งวัน จะมีปัญหาไม่ซ้ำมาให้เราต้องแก้ไขทำให้การทำงานไม่ได้ผลลัพธ์เท่าที่ต้องการ คุณอาจจะแพลนการทำงานมาอย่างดิบดี แต่เรื่องที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นได้เสมอ การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าก็สำคัญ แต่การเตรียมตัวรับมือให้พร้อมกับปัญหาจะช่วยให้การทำงานนั้นเป็นไปได้อย่างราบรื่นมากขึ้น อย่าพึ่งเครียดกับงานมากมายในมือ แค่คุณทำงานสำคัญที่สุดให้เสร็จก่อนแล้วคุณก็จะเข้าใจว่าการกินกบในตอนแรกนั้นจะทำให้คุณสบายใจไปทั้งวัน

บางครั้งคุณอาจจะมีปัญหาจากสิ่งภายนอกที่ต้องจัดการ บางเรื่องมันอาจจะเป็นเรื่องที่กัดกินพลังงานทั้งวันของคุณไปจนหมด จนคุณอาจจะสติหลุดไปเลย WorkVenture อยากให้คุณผ่อนคลาย  และลองทำ 5 เทคนิคง่าย ๆ เหล่านี้ ซึ่งนี่อาจจะเป็นทางออกที่ช่วยให้คุณทำงานได้เสร็จตามที่ต้องการ และช่วยให้การทำงานระหว่างของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไปลองดูพร้อม ๆ กันเลย

1. เขียนสิ่งที่ต้องทำของวันพรุ่งนี้

ลองใช้ช่วงเวลาตอนเย็นหลังจากทำงานต่างๆ ของแต่ละวันในการวางแผนว่าวันรุ่งขึ้นจะต้องทำงานอะไรให้เสร็จบ้าง เพื่อที่ตื่นเช้ามาทำงานอีกวันจะได้ทำงานไปตามแผน โดยไม่ต้องกังวลว่าจะต้องทำอะไรก่อน อะไรหลัง

สำหรับวิธีจัดลำดับนั้น เนื่องจากแต่ละคนมีช่วงเวลาที่ทำงานได้ดีที่สุดไม่เหมือนกัน การวางแผนทำงานจึงควรดูว่าช่วงเวลาใดของวันที่เป็นช่วงเวลาที่เรามีสมาธิมากที่สุด ก็จัดเอางานที่ใช้เวลามากที่สุดไว้ในช่วงเวลานั้น สำหรับบางคนอาจจะเป็นตอนเช้า บางคนอาจจะเป็นตอนบ่าย จากนั้นก็ใช้เวลาที่เหลือไปกับงานที่ทำซ้ำๆ หรือไม่ต้องเคร่งเครียดมากนัก เช่น ตอบอีเมลที่ไม่สำคัญ เป็นต้น

2. จัดการกับสิ่งรบกวนให้เป็น

ระหว่างการทำงานในแต่ละวัน อาจจะมีสิ่งที่รบกวนการทำงานเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา ซึ่งทำให้เราไม่สามารถจดจ่ออยู่กับงานอย่างมีสมาธิได้ เพราะต้องเอาเวลาไปจัดการกับสิ่งรบกวนเหล่านั้น ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์จากลูกค้า ตอบอีเมลด่วน หรือการตอบคำถามเพื่อนร่วมงาน แม้ว่าเราจะไม่สามารถหลีกเลี่ยงสิ่งที่เข้ามารบกวนได้ แต่สิ่งที่สำคัญคือการมีแผนรับมือกับสิ่งที่เข้ามารบกวนให้ได้

• ลองดูว่าสิ่งรบกวนมักเกิดขึ้นบ่อยขนาดไหน จะได้จัดลำดับความสำคัญของการทำงานถูก

• ใส่หูฟังเพื่อเป็นสัญญาณบอกให้คนรอบข้างรู้ว่าเรากำลังต้องการสมาธิอย่างมาก

• ตั้งใจทำงานอย่างออกหน้าออกหน้า เพื่อให้คนเห็นว่าเรายุ่งอยู่จริง ๆ

• ลองอยู่เงียบๆ พูดให้น้อยที่สุด แม้จะเป็นเรื่องตลกก็พยายาม

3. จัดสภาพแวดล้อมให้ลงตัว

ถ้าสิ่งรอบตัวไม่เอื้ออำนวยต่อการทำงาน เราก็อาจที่จะเปลี่ยนจุดสนใจจากงานมาหงุดหงิดกับสิ่งเล็กๆ น้อยเหล่านั้น ก็ลองปรับเปลี่ยนเท่าที่จะเปลี่ยนได้ บางคนสามารถทำงานได้ดีในสภาพแวดล้อมที่ต่างกันไม่ว่าจะเป็นโต๊ะทำงาน ความดังของเสียง ความสว่างของไฟ แต่เราอาจจะควบคุมบรรยากาศรอบตัวไม่ได้ทั้งหมด แต่ลองหาอะไรที่เราสามารถจัดการได้ เพื่อให้บรรยากาศเข้ากับการทำงานของเรามากที่สุด

• จัดโต๊ะทำงานให้โล่ง จัดเอกสารเข้าแฟ้มหรือวางใต้โต๊ะให้หมด

• หาตุ๊กตาตัวเล็ก ๆ จากการ์ตูนที่ชื่นชอบมาวาง

• เอาต้นไม้เล็ก ๆ หรืออาจจะเป็นต้นไม้ปลอมต้นเล็กมาวางหากที่ทำงานไม่มีอะไรเขียวๆ ให้มอง

• ทำให้เก้าอี้นั่งสบาย เช่น หาหมอนมาวางเพื่อจะได้พิงหลังสะดวก

4. ใช้เครื่องมือเข้ามาช่วย

ทุกวันนี้มีการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงานมากขึ้นจนแทบจะทั้งระบบ ซึ่งช่วยประหยัดเวลา และทำให้การทำงานเสร็จเร็วขึ้น ดังนั้นเราก็ต้องเรียนรู้ที่จะใช้เครื่องมือต่างๆ ให้เป็น หมั่นเรียนรู้เครื่องมือใหม่ ๆ อยู่เสมอ เพื่อใช้ประโยชน์ให้มากที่สุด

5. หยุดพักบ้าง

หายเข้าใจลึกๆ แล้วเดินลุกออกจากโต๊ะทำงานบ้าง การนั่งทำงานอยู่ที่โต๊ะตลอดทั้งวันโดยไม่พักเลยนั้น นอกจากจะทำให้เราเหนื่อยล้าจากการทำงานมากแล้ว ยังส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานด้วย ดังนั้นลองพักระหว่างทำงาน ก็จะช่วยให้สมองแล่นได้ดีขึ้น อาจจะลอง

• ดื่มน้ำเยอะ ๆ เพื่อที่ว่าเราจะได้ลุกไปเข้าห้องน้ำบ้าง  

• ลองเดินหรือลุกขึ้นยืนบ้าง เพื่อยืดเส้นสาย

• พักหลับตาแล้วหายใจเข้าออกลึก ๆ นับ 1 - 10

• ตั้งนาฬิกามือถือให้สั่นทุก 1 ชั่วโมง เพื่อละสายตาออกจากคอมพิวเตอร์บ้าง

การทำงานให้มีประสิทธิภาพอาจจะไม่จำเป็นต้องนั่งทำงานตลอดเวลาหรือทำงานต่อเนื่องโดยไม่หยุดเลย แต่เป็นการจัดการกับสิ่งแวดล้อมรอบตัว และจัดลำดับการทำงานให้ถูกต้องเพียงเท่านี้ก็สามารถเพิ่ม Productivity ในการทำงานมากขึ้น