ก่อนสมัครงานต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง? รวมเอกสารสำคัญที่ต้องใช้ในการสมัครงาน

ด่านแรกของการสมัครงานก็คือการเขียนเรซูเม่ ซึ่งถ้าหากเขียนได้ดี ก็ย่อมถูกเรียกสัมภาษณ์ได้ไวขึ้น แต่การเขียนเพียงแค่เรซูเม่และจดหมายแนะนำตัวไว้อันเดียวแล้วสมัครงานหลายๆ ตำแหน่ง อาจจะยังดูไม่เป็นมือชีพมากพอเพราะนอกจากเรซูเม่และจดหมายแนะนำตัวแล้ว ยังมีสิ่งอื่นๆ ที่ควรเตรียมให้พร้อมเพื่อให้คุณดูเป็นมืออาชีพในการสมัครงานมากขึ้นด้วย WorkVenture จะพามาดูว่ามีเอกสารอะไรบ้างที่คุณควรจะเตรียมให้พร้อม เพื่อให้การสมัครงานผ่านไปได้ดี

เอกสารที่จำเป็นในการสมัครงาน

• เรซูเม่และรูปถ่าย

• สำเนาหลักฐานการศึกษาและผลการทดสอบต่างๆ

• สำเนาทะเบียนบ้านและบัตรประชาชน

• สำเนาหนังสือรับรองการฝึกงานและผลงานการอบรมต่างๆ

• เอกสารอื่น ๆ

​

1) เรซูเม่และรูปถ่าย (Resume)

เรซูเม่คือภาพรวมทั้งหมดตั้งแต่การศึกษา ประวัติการทำงาน รางวัลและความสำเร็จรวมไปถึงทักษะต่างๆ ที่คุณมี โดยลักษณะการเขียนเรซูเม่จะเน้นเขียนสั้น ลิสต์เป็นข้อๆ หรือ Bullet Point ไม่เกิน 1 หน้ากระดาษ และสามารถปรับเปลี่ยนยืดหยุ่นได้ อีกสิ่งที่ติดเรซูเม่เป็นที่แน่นอน ก็คือรูปถ่าย ถึงแม้รูปถ่ายจะดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่มันก็เป็นตัวช่วยในเรื่องของความน่าเชื่อถือและกาลเทศะด้วย ดังนั้น ควรหลีกเลี่ยงรูปที่ถ่ายที่ถ่ายกับเพื่อน และเป็นรูปที่ถ่ายชุดสุภาพหน้าตรงจะดีกว่า ซึ่งสามารถถ่ายตามร้านรับถ่ายรูปได้เลย เขาจะมีชุดให้พร้อมอยู่แล้ว

2) สำเนาหลักฐานการศึกษาและผลการทดสอบต่างๆ (Transcript and Test Results)

สำเนาการศึกษาอย่างเช่น ใบแสดงผลการศึกษา ใบจบการศึกษา ถือเป็นเอกสารสำคัญในการเข้ารับสมัครงานต่างๆ เพราะทางบริษัทจะตรวจสอบว่าคุณจบจากที่ไหน มีวุฒิการศึกษาสูงแค่ไหน และมีผลการเรียนยังไง ซึ่งเป็นหนึ่งในตัวตัดสินในการรับเข้าทำงาน เพื่อดูเรื่องของความรับผิดชอบต่อสิ่งที่งานที่จะได้รับด้วย ในส่วนของผลการทดสอบ มักจะเป็นผลการทดสอบวัดระดับภาษา เช่น TOEIC, TOEFL, HSK ซึ่งถึงบางงานอาจไม่จำเป็นในการใช้ภาษา แต่ถ้ามีติดตัวไว้ ก็จะช่วยเพิ่มโอกาสเข้าทำงานได้

3) สำเนาทะเบียนบ้านและบัตรประชาชน

เป็นเอกสารที่รวบรวมข้อมูลส่วนตัว เพื่อเป็นการยืนยันตัวตนว่าเป็นคนสัญชาติไหน และมีชื่อในทะเบียนราษฏร์ ไม่อย่างนั้น จะถือว่าเราเป็นคนเถื่อนผิดกฎหมาย ซึ่งเอกสารเหล่านี้ก็เป็นหลักฐานในการจัดการเรื่องธุรกรรม เมื่อเราเข้าทำงาน และในบางองค์กรก็นำไปตรวจสอบประวัติของเราด้วย ถ้าหากเราได้มีการเปลี่ยนชื่อ-นามสกุล อย่าลืมนำสำเนาใบเปลี่ยนชื่อ-นามสกุลไปด้วย (ถ้ามี) สำหรับชาวต่างชาติ ให้ใช้พาสปอร์ตแทนบัตรประชาชน และอย่าลืมวีซ่าสำหรับการทำงานไปด้วย
 

4) สำเนาหนังสือรับรองการฝึกงานและผลงานการอบรมต่างๆ

สำหรับเด็กจบใหม่ หากเคยผ่านการฝึกงาน ทางองค์กรจะมีหนังสือรับรองให้ ซึ่งเป็นสิ่งที่จะช่วยทำให้เด็กฝึกใหม่มีโอกาสเข้าทำงานได้มากขึ้น และถ้าหากเคยทำงานนอกเวลาหรือกิจกรรมนอกหลักสูตร ก็สามารถนำมาใส่ได้เช่นกัน เพราจะถือว่าได้ผ่านบรรยากาศในการทำงานมาก่อนแล้ว ส่วนคนที่ไม่ใช่เด็กจบใหม่ ก็สามารถขอเอกสารการทำงานมาเป็นหลักฐานได้ นอกจากนี้ หากเราได้เข้ารับการอบรมในหลักสูตรต่างๆ ก็สามารถนำใบเกียรติบัตรว่าจบหลักสูตรมาได้ เพราะถือว่าเราได้มีความรู้ในด้านที่ต้องการแล้ว

5) ตัวอย่างผลงาน (Portfolio)

หรือเรียกชื่อว่า “แฟ้มสะสมผลงาน” กรณีนักศึกษาฝึกงานที่ยังไม่มีประสบการณ์ทำงานควรทำ portfolio เพื่อให้ผู้สัมภาษณ์ทราบว่าเราเคยมีผลงานหรือร่วมกิจกรรมอะไรมาบ้าง นอกจากนี้ในบางอาชีพ portfolio ก็เป็นสิ่งจำเป็นมากที่จะใช้ประเมินทักษะความสามารถของผู้สมัคร เช่น การตัดต่อวิดิโอ กราฟฟิกดีไซน์เนอร์ นักเขียนคอนเทนต์ เป็นต้น

6) เอกสารอื่น ๆ

ขึ้นอยู่กับองค์กรกำหนดว่าต้องการหลักฐานอะไรเป็นพิเศษ จึงไม่จำเป็นต้องมีทุกคน ขึ้นอยู่กับผู้สมัครและตำแหน่งงานที่รับสมัคร เช่น

• สำเนาใบผ่านเกณฑ์ทหาร หรือหลักฐานแสดงการพ้นภาระทางทหาร ควรเตรียมสำเนาหลักฐานติดตัวไปเผื่อกรณีที่บริษัทต้องการเรียกใช้เอกสาร

• สำเนาใบขับขี่ กรณีที่สมัครเป็นพนักงานขับรถ หรืออาชีพที่ต้องขับรถเป็นประจำควรเตรียมสำเนาใบขับขี่เพื่อเป็นหลักฐานประกอบการสมัครงาน

• หลักฐานในการตรวจร่างกายต่าง ๆ เพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับการเริ่มงานใหม่ เสริมความมั่นใจให้กับองค์กรและผู้ที่เริ่มงาน โดยปกติแล้วการตรวจจะเป็นการตรวจหาเชื้อไวรัสที่เป็นโรคติดต่อ หรือปัญหาสุขภาพที่อาจเป็นอุปสรรคต่อการทำงานได้

​

นอกเหนือจากเอกสารที่กล่าวมาข้างต้นแล้ว อาจจะมีเอกสารอื่นๆ ที่จำเป็นอย่างเช่น ในงานบางตำแหน่ง อาจจำเป็นต้องมีผลงานในการช่วยยืนยันตัวตน ก็สามารถนำงานเหล่านั้นมารวบรวมเป็นพอร์ตโฟลิโอได้เช่นกัน ทั้งนี้ เอกสารในการยื่นเข้าสมัครงานจะขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่เราจะสมัครเข้าไปด้วย ถ้าเตรียมเอกสารพร้อมแล้ว เริ่มในการสมัครงานได้เลยที่นี่