ก่อนสมัครงานต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง? รวมเอกสารสำคัญที่ต้องใช้ในการสมัครงาน

สมัครงานทั้งที ก็ต้องเล่นใหญ่ให้สมกับยุคที่การแข่งขันสูงปรี๊ด แน่นอนว่า "เรซูเม่" (Resume) เป็นพระเอกหลักของเรื่องนี้ที่ต้องโดดเด่นและสามารถสะท้อนตัวตนของคุณออกมาให้มากที่สุด แต่เดี๋ยวก่อนนะ! คิดว่าแค่มี "เรซูเม่" (Resume) เป็นเอกสารสมัครงานอย่างเดียวพอเหรอ? ไม่เลย! นายจ้างเดี๋ยวนี้เขาอยากเห็นมากกว่านั้น เลยต้องมีเอกสารสมัครงานอื่น ๆ มาเสริมทัพตอนสมัครงานด้วย เพื่อให้เขามั่นใจว่าเรานี่แหละ! คนที่ใช่สำหรับตำแหน่งนั้น ๆ

วันนี้ WorkVenture จะมาเปิดลิสต์ “เอกสารสมัครงาน” ที่ต้องเตรียมให้ดี พร้อมทริคเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่จะช่วยให้บริษัทมองว่าคุณมีความพร้อมและโดดเด้งโดนใจกว่าใคร!

มาดูคร่าวๆก่อนเจาะไปทีละอย่างดีกว่าว่ารวมเอกสารสมัครงานสำคัญที่ต้องใช้มีอะไรบ้าง แล้วค่อยๆลงรายละเอียดทีละอย่าง

• เรซูเม่และรูปถ่าย

• สำเนาหลักฐานการศึกษาและผลการทดสอบต่าง ๆ

• สำเนาทะเบียนบ้านและบัตรประชาชน

• หนังสือรับรองการฝึกงานและผลงานการอบรมต่าง ๆ

• ตัวอย่างผลงาน (Portfolio)

• เอกสารอื่น ๆ ที่อาจต้องใช้

คราวนี้มาดูรายละเอียดและทริคเด็ดๆที่จะทำให้เอกสารสมัครงานเหล่านี้เด่นจนเตะตาคนอ่านกันเถอะ

 

เรซูเม่และรูปถ่าย

การเขียนเรซูเม่ที่ดีไม่ได้แค่การจัดรูปแบบ และใส่รูปภาพให้สวยงาม แต่ต้องใส่ใจทุกๆ รายละเอียดที่อาจทำให้เรซูเม่ของคุณโดดเด่น ลองมาทำให้เรซูเม่ (Resume)ในการเตรียมเอกสารสมัครงานของให้เป็นตัวซีเคร็ดที่ไม่เหมือนใครกันดีกว่า ลองนึกภาพดูสิ ถ้า เรซูเม่ (Resume) เป็นเหมือนการเล่าเรื่องสนุกๆ ที่ HR อยากอ่านจนจบ จะมีโอกาสได้งานมากขึ้นแน่นอน และจะทำให้กลายเป็นผู้สมัครงานที่ไม่เหมือนใครในสายตาของนายจ้างจากแค่ "เรซูเม่" (Resume) เองนะ

รูปจาก https://stylabyerika.wordpress.com/2019/02/06/all-about-resumes/

รูปจาก https://mavenanalytics.io/blog/data-analyst-resume-tips

ทริคเด็ด:

• รูปภาพ: รูปภาพในเรซูเม่ (Resume)ไม่ใช่แค่ "แค่รูป" แต่นั่นคือ First Impression เพราะฉะนั้นเลือกภาพที่มีคุณภาพสูง ใบหน้าชัดเจน เป็นทางการ คิดซะว่าแค่รูปนี้แหละที่ช่วยให้ HR รู้จักคุณตั้งแต่แรกเห็น รูปที่ดีคือ "ประตูเปิด" ให้คุณได้เข้าสู่การสัมภาษณ์! (บางบริษัทก็ไม่ใส่รูปกันนะ ป้องกันการ bias)

• ประวัติส่วนตัว: สิ่งที่ง่ายที่สุด แต่มีพลังที่สุด! ชื่อ-นามสกุลของคุณต้องชัดเจน อย่าลืมข้อมูลติดต่อที่ถูกต้องจะทำให้ติดต่อได้ทันที! เบอร์โทร, อีเมล หรือแม้กระทั่ง LinkedIn ที่ดูโปรจะช่วยยกระดับเอกสารสมัครงานดูมีความพร้อม

• ประสบการณ์ทำงานโดดเด่น: อย่าพูดแค่ "เคยทำงานที่นั่นที่นี่" แล้วจบ! ต้องแสดงให้เห็นว่าอะไรทำได้โดดเด่นบ้าง เช่น "ขับเคลื่อนโปรเจกต์ที่ทำให้ยอดขายเพิ่มขึ้น 20% ภายในแค่ 3 เดือน" แล้วต้องมีหลักฐานด้วยนะ แบบนี้คนฟังรู้สึกเหมือนคุณเป็นสุดยอดของการทำงานเลย ไม่มีใครอยากปล่อยตัวซีเคร็ดอย่างคุณไปจากมือหรอก

• การศึกษา: ไม่ใช่แค่ข้อมูลที่ใส่ไว้งั้นๆในเรซูเม่ (Resume) แต่เป็นเอกสารสมัครงานส่วนที่บอกเล่าเรื่องราวของความพยายาม ถ้ามีเกรดดี หรือได้รับรางวัลอะไรมา ก็บอกให้โลกรู้ไปเลย แบบนี้จะได้เห็นว่าคุณเป็นคนที่เต็มที่กับทุกสิ่งที่ทำ 

• ทักษะ: ใส่ทักษะของจริงในเรซูเม่ (Resume)แบบจัดเต็มไปเลย ไม่ต้องเขิน ถ้าใช้โปรแกรมไหนได้ ก็ให้บอกไปตามความจริงเลย หรือพร้อมที่จะพัฒนาแบบเต็มที่ ทำให้พวกเขารู้เลยว่าคุณพร้อมลุยงานได้ทันที ไม่ต้องให้เสียเวลา

• การออกแบบ: การออกแบบเรซูเม่ (Resume)ไม่จำเป็นต้องยัดเยียดสีสันจัดเต็ม ใช้สีที่ดูเรียบหรู หรือสีของบริษัทที่คุณสมัครงานไปเลย จะทำให้ดูมืออาชีพสุดๆ ฟอนต์ก็เช่นกัน เลือกฟอนต์ที่อ่านง่าย การจัดวางก็สำคัญมาก อย่าให้ข้อมูลมั่วไปหมด จัดระเบียบให้อ่านง่ายๆ แบบนี้ HR จะรู้สึกเหมือนกำลังอ่านผลงานจากมือโปร

• บุคคลอ้างอิง: การใส่บุคคลอ้างอิงในเรซูเม่ (Resume) เหมือนกับการมีผู้สนับสนุนที่พร้อมช่วยให้การสมัครงานครั้งนี้โดดเด่นมากขึ้น เลือกคนที่สามารถพูดถึงทักษะและความสามารถของคุณได้จริงๆ ไม่ว่าจะเป็นเจ้านายเก่าหรืออาจารย์ที่รู้มือกันดี ใส่ชื่อ, ตำแหน่ง, และวิธีติดต่อให้ชัดเจน เพื่อให้ HR รู้สึกมั่นใจและเชื่อในสิ่งที่บอก!

​

สำเนาหลักฐานการศึกษาและผลการทดสอบต่าง ๆ

ใบแสดงผลการศึกษา (Transcript) และใบจบการศึกษาเป็นมากกว่าแค่กระดาษ แต่เอกสารสมัครงาน ฉบับนี้คือเครื่องพิสูจน์ว่า “ฉันทำได้!” หากมีคะแนนภาษาอย่าง TOEIC, TOEFL, JPLT หรือ HSK ที่ดี ก็ยิ่งทำให้ดูเหมือนนักสู้ที่น่ากลัวในสนามการสมัครงาน จัดการเตรียมเอกสารสมัครงานให้พร้อมเป็นตัวช่วยเปิดประตูสู่โอกาสดีๆ ที่รอคุณอยู่!

ทริคเด็ด:

• เก็บไว้ในโฟลเดอร์เดียวกัน: อย่าปล่อยให้เอกสารสมัครงานกระจัดกระจายในที่รกๆ! เก็บทุกอย่างไว้ในโฟลเดอร์เดียวกันซะเลย ทั้งใบแสดงผลการศึกษา (Transcript), ใบจบการศึกษา, และผลทดสอบภาษาให้ครบ อย่าทำให้ต้องไปควานหาตอนสมัครงาน! จัดเอกสารในโฟลเดอร์เดียวกันให้เรียบร้อย จะรู้สึกเหมือนจัดการทุกอย่างให้พร้อมใช้งาน

• ถ่ายเอกสารให้ชัดเจน: อย่าให้เอกสารสมัครงานเหมือนเขียนงานในที่มืด ถ่ายเอกสารให้ชัดเจนเต็มทุกมุม ตัวอักษรครบ ไม่ขาดหาย เมื่อทุกอย่างชัดเจนก็ไม่มีปัญหา นายจ้างก็จะเห็นความใส่ใจในทุกรายละเอียดของการเอกสารสมัครงาน

​

สำเนาทะเบียนบ้านและบัตรประชาชน

เอกสารครบ เหมือนเริ่มต้นสมัครงานแบบมืออาชีพ บางที่อาจขอเอกสารเช็กข้อมูลเบื้องต้นหรือนำไปใช้ในขั้นตอนการทำธุรกรรมเมื่อคุณได้เริ่มงานแล้ว! ถ้าเคยเปลี่ยนชื่อ อย่าลืมพกเอกสารเปลี่ยนชื่อไปด้วย เพราะการมีเอกสารที่ครบถ้วนจะทำให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นและช่วยให้การเริ่มงานของคุณเป็นไปอย่างมืออาชีพแบบไม่ติดขัด

ทริคเด็ด:

• สแกนเก็บไว้ใน Cloud: การเก็บเอกสารแค่ในรูปแบบกระดาษอาจไม่พอ! ลองสแกนเอกสารสำคัญเก็บไว้ในมือถือหรือ Cloud เพื่อความสะดวกและปลอดภัยหากบริษัทขอเอกสารด่วน แต่ตัวจริงอยู่ที่บ้าน แค่กดส่งไฟล์สแกนก็จบแล้ว ไม่ต้องเสียเวลา! แถมยังช่วยลดความเสี่ยงที่เอกสารสูญหายหรือเสียหาย และใช้ได้ตลอดเมื่อต้องการ

​

หนังสือรับรองการฝึกงานและผลงานการอบรมต่าง ๆ

สำหรับชาวจบใหม่ ใบรับรองการฝึกงานคืออาวุธลับที่ช่วยให้เรซูเม่ (Resume) พุ่งกระฉูด! นั่นไม่ใช่แค่กระดาษธรรมดา แต่เป็นเอกสารสมัครงานที่เป็นหลักฐานว่าเคยลุยงานจริง เจอปัญหาจริง และฝึกแก้ไขมาแล้ว ไม่ได้เป็นผู้สมัครงานหน้าใหม่ที่ต้องเริ่มจากศูนย์นะ ลองนึกภาพว่าคุณกับผู้สมัครคนอื่นมีโปรไฟล์คล้ายกัน แต่คุณมีใบรับรองการฝึกงานติดไปด้วย HR ต้องสนใจแน่นอน ยิ่งถ้าฝึกงานที่บริษัทดัง หรือทำงานตรงสาย โอกาสได้งานยิ่งสูง ดังนั้น อย่าลืมขอใบรับรองจากที่เก่า พกติดตัวไปสมัครงาน เพราะมันอาจเป็นตั๋วทองสู่อนาคตที่คุณฝันไว้

ทริคเด็ด:

• โปรเจกต์เจ๋ง ๆ: ถ้าตอนฝึกงานคุณเคยทำโปรเจกต์เจ๋ง ๆ อย่าเก็บไว้เป็นแค่ความทรงจำ เอามาขยายให้โลกรู้ไปเลย เพราะสิ่งที่คุณเคยทำล้วนเป็นเครื่องพิสูจน์ความสามารถ ลองคิดเล่นๆว่ากำลังสัมภาษณ์แล้วถูก ถามว่า ตอนฝึกงานทำอะไรบ้าง ถ้าตอบได้แบบมีตัวอย่างจริง พร้อมโชว์ภาพผลงาน หรืออธิบายกระบวนการทำงานได้ นั่นทำให้ดูน่าสนใจขึ้นมากกว่าการตอบกว้าง ๆ แน่นอนและ ถ้าโปรเจกต์ที่คุณเคยทำส่งผลดี เช่น ช่วยเพิ่มยอดขาย ก็ยิ่งต้องเสนอไปแบบเต็มภาคภูมิ เพราะนี่คือผลงานที่จับต้องได้และสร้างมูลค่าให้กับบริษัทจริง ๆ

• คอร์สพัฒนา Skill: ถ้าเคยอบรมหรือเข้าคอร์สพัฒนา Skill ต่าง ๆ หรือทักษะอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับสายงานที่สมัคร อย่าเก็บใบรับรองไว้เฉย ๆ เอาติดไปเป็นเอกสารสมัครงานด้วยเลย เพราะมันคือหลักฐานชัดเจนที่บอกว่าคุณเป็นคนที่ไม่หยุดพัฒนาตัวเอง และพร้อมจะเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ ตลอดเวลา ลองนึกภาพว่าคุณสมัครงานตำแหน่ง Digital Marketing พร้อมใบรับรอง Meta Certified HR จะเห็นว่าคุณไม่ได้แค่พูดว่า "สนใจ" หรือ "มีความรู้" แต่คุณลงทุนลงแรงพัฒนาทักษะตัวเองจริง ๆ และนั่นเป็นสัญญาณที่ดีสำหรับทุกบริษัท

​

ตัวอย่างผลงาน (Portfolio)

ถ้าคุณสมัครงานในสายที่ต้องโชว์ของ เช่น กราฟิกดีไซน์ ตัดต่อวิดีโอ หรือเขียนคอนเทนต์ บอกเลยว่าแค่เรซูเม่ (Resume)อย่างเดียวไม่พอ! บริษัทไม่ได้อยากรู้แค่คุณทำอะไรได้ แต่เขาอยาก เห็น ว่าคุณเจ๋งแค่ไหน! จินตนาการว่า สมัครงานตัดต่อแต่ไม่มีวิดีโอตัวอย่างให้ดู จะเชื่อได้ยังไงว่าคุณเก่งจริง? หรือเป็นนักเขียนแต่ไม่มีตัวอย่างบทความ แล้วจะพิสูจน์สไตล์การเขียนของตัวเองยังไง? พอร์ตโฟลิโอคือสิ่งที่จะทำให้โดดเด่น! คัดผลงานที่ดีที่สุดมาโชว์ อธิบายสั้น ๆ ว่าคิดงานยังไง และอัปเดตให้สดใหม่อยู่เสมอ แค่เปิดมาก็ต้อง ว้าว! ให้ได้ เพราะนี่แหละ เอกสารสมัครงานที่จะทำให้โอกาสดี ๆ วิ่งเข้าหาคุณเอง

ทริคเด็ด:

• ความเป็นระเบียบ: พอร์ตโฟลิโอไม่ใช่แค่ที่รวมผลงาน แต่มันคือ ภาพลักษณ์ของคุณ ถ้าพอร์ตดูรก อ่านยาก หรือหาผลงานไม่เจอ นั่นอาจทำให้ถูกปิดไฟล์ทิ้งก่อนจะได้เห็นของดีด้วยซ้ำ! แต่ถ้าคุณจัดระเบียบให้ดี อ่านง่าย แค่แบ่งหมวดหมู่ให้ชัดเจน ใส่คำอธิบายสั้น ๆ ใช้ดีไซน์ที่สะอาดตา และอัปเดตพอร์ตอยู่เสมอ

• ดิจิทัลพอร์ต: ใครที่ทำงานสายดิจิทัลแล้วปล่อยให้พอร์ตเป็นแค่ไฟล์ธรรมดา แสดงว่าพลาด! มาอัพเกรดพอร์ตของคุณให้ดู โปรสุด ๆ ด้วย Digital Portfolio ที่จะทำให้การสมัครงานครั้งนี้ดูมืออาชีพไม่แพ้ใคร! ทำเป็น เว็บไซต์พอร์ต แชร์ลิงก์ดูง่าย ๆ ไม่ต้องโหลดไฟล์ให้ยุ่งยาก ถ้ายังไม่พร้อมทำเว็บก็ทำ PDF Portfolio ที่ส่งง่ายและดูดีได้ทุกที่ ทุกอุปกรณ์! พอร์ตแบบนี้คอนเฟิร์มเลยว่า HR ต้องทึ่ง!

• ผลงานที่ดีที่สุด: ไม่ต้องใส่ทุกอย่างที่เคยทำลงพอร์ต! เลือกเฉพาะผลงานที่ดีที่สุดและตรงกับงานที่สมัครจะทำให้พอร์ตดูเจ๋งกว่าและโดดเด่นกว่า แค่เลือกสิ่งที่ดีที่สุด พอร์ตของคุณจะดูมืออาชีพและน่าจดจำมากขึ้น!

​

เอกสารอื่น ๆ ที่อาจต้องใช้

แล้วแต่ตำแหน่งและบริษัท เช่น:

• ใบผ่านเกณฑ์ทหาร (ถ้าเป็นผู้ชาย และบางบริษัทขอ)

• ใบขับขี่ (ถ้าต้องใช้รถยนต์ในการทำงาน)

• ใบตรวจสุขภาพ (บางบริษัทต้องการเช็กสุขภาพก่อนเริ่มงาน)

การสมัครงานไม่ใช่แค่การส่งเรซูเม่แล้วรอลุ้น แต่เป็นการเตรียมความพร้อมอย่างรอบด้าน! ลองนึกภาพว่าคุณเป็นสินค้าหนึ่งชิ้นในตลาดที่มีคู่แข่งเยอะมาก เอกสารสมัครงานที่ครบถ้วน เปรียบเสมือน “แพ็กเกจ” ที่ดูดีและน่าเชื่อถือกว่าใคร ถ้าเตรียมตัวให้ดี โอกาสได้งานก็สูงขึ้นแน่นอน!

เอาล่ะ! ลิสต์มาให้ครบ จบ เป๊ะปังแล้ว ถึงเวลาลงมือสมัครงานกัน