กี่เดดไลน์ก็ไม่หวั่น! 8 วิธีบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพฉบับคนทำงาน

งานนั้นก็ต้องทำ งานนี้ก็ต้องเสร็จ งานนู้นหัวหน้าก็เร่งมา มีอะไรให้ทำเยอะแบบนี้จะจัดการทั้งหมดให้ทันยังไงดีล่ะ! 

เชื่อว่าคนวัยทำงานหลายคนต้องเคยประสบปัญหาสุดคลาสสิกอย่างการพยายามสู้กับเดดไลน์ในทุกวัน แต่เดดไลน์ดันสู้กลับจนเกือบทำงานไม่เสร็จอยู่หลายครั้งทั้งที่ก็วางแผนการทำงานไว้แล้วแท้ ๆ วันนี้ WorkVenture จะขอเชิญชวนนักสู้เดดไลน์ทุกคนมาทบทวนวิธีการจัดการงานและเวลาของทุกคนกันใหม่ด้วย 8 เทคนิคบริหารเวลายังไงให้มีประสิทธิภาพที่คุณอาจจะยังไม่เคยรู้จักมาก่อน ที่ถ้าคุณได้ลองปรับใช้กับตัวเองแล้วจะทำงานเสร็จไวขึ้นจนเจ้านายอึ้งแน่นอน

1. จัดลำดับความสำคัญด้วย Eisenhower Matrix

ทุกครั้งก่อนเริ่มลงมือทำงานในแต่ละวันคุณควรรู้ก่อนว่ามีอะไรบ้างที่ต้องทำในวันนี้และเดดไลน์ของงานแต่ละชิ้นคือตอนไหน หลังจากนั้นให้จัดลำดับความสำคัญของงานด้วย “Eisenhower Matrix” ซึ่งเป็นเทคนิคที่จะช่วยคุณจัดสรรเวลาตามความสำคัญของงานแต่ละชิ้นได้อย่างเหมาะสม แบ่งเป็น 4 กลุ่มด้วยกัน

• งานสำคัญและเร่งด่วน : ให้ทำก่อนเป็นอย่างแรก และรีบทำในทันที

• งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน : ให้วางแผนทยอยทำไปละนิด ตามกรอบเวลาที่มีอยู่

• งานไม่สำคัญแต่เร่งด่วน : สามารถขอความช่วยเหลือจากคนอื่นได้ 

• งานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน : เก็บไว้ทำทีหลังสุด เพราะมักเป็นงานที่มีคุณค่าน้อยกว่าทุกกลุ่ม

เมื่อสามารถจัดลำดับความสำคัญของแต่ละงานได้แล้ว ขั้นตอนถัดมาคือการทำ To-Do List ที่จะกำหนดสิ่งที่ต้องทำในวันนั้น โดยนอกเหนือจากการคัดเลือกงานที่จะทำจาก Eisenhower Matrix คุณยังต้องคำนึงถึงความเป็นไปได้และธรรมชาติการทำงานของคุณว่าสามารถทำงานได้เร็วหรือไหวมากน้อยแค่ไหน เพื่อให้สามารถทำเป้าหมายในแต่ละสำเร็จได้ด้วยดี

2. Time Blocking ช่วยแบ่งเวลาเป็นสัดส่วน

ฟังแค่ชื่ออาจจะรู้สึกว่าวิธีนี้คงเหมือนกับการจัดลำดับความสำคัญและทำ To-Do List ในข้อแรก แต่การ “บล็อกเวลา” คือการโฟกัสไปที่การทำงานทีละอย่างให้เสร็จ แทนที่จะเป็นการทำหลายงานในเวลาเดียวกัน ซึ่งนอกจากจะทำให้รู้ว่าในแต่ละวันต้องทำอะไรบ้าง คุณยังสามารถกำหนดระยะเวลาที่ควรจะใช้ในแต่ละงานได้อย่างเหมาะสม รวมกลุ่มงานที่คล้ายกันไว้เพื่อจะได้ทำทีเดียว ทำให้เห็นภาพรวมของงานได้กว้างขึ้น ทั้งยังเป็นประโยชน์ต่อคนที่มักจะต้องเจองานเร่งงานแทรกอยู่เสมอ โดยแบ่งได้เป็น 2 บล็อก

• Proactive Block คือบล็อกที่เอาไว้ใส่งานของคุณเองที่มีการกำหนดระยะเวลาแต่ละชิ้นไว้อย่างชัดเจน

• Reactive Block คือบล็อกที่เอาไว้ใส่งานแทรกจากผู้อื่น รวมถึงเวลาส่วนตัวและเวลาพักผ่อน

โดยงานในทั้งสองบล็อกข้างต้นสามารถสลับบล็อกกันได้เสมอตามความสำคัญและเดดไลน์ของแต่ละงานว่าเร่งด่วนมากแค่ไหน จะเห็นได้ว่าแม้เป็นวิธีการบริหารเวลาที่ยึดติดกับตารางเวลาอย่างชัดเจน แต่ก็ยังมีความยืดหยุ่นที่สามารถรองรับทุกความเปลี่ยนแปลงได้อีกด้วย

3. กำจัดสิ่งยั่วยุก่อนเริ่มงาน

ปฏิเสธไม่ได้ว่าสิ่งหนึ่งที่เป็นอุปสรรคต่อการทำงานให้สำเร็จตามเป้าหมายคือ “สิ่งยั่วยุ” รอบกายคุณ ไม่ว่าจะเป็นเพื่อนร่วมงานที่ชวนคุณคุยตลอดเวลา โทรศัพท์มือถือที่มีแจ้งเตือนเด้งมาไม่ขาด หรือหากคุณทำงานอยู่ที่บ้านสัตว์เลี้ยงของคุณอาจเข้ามาก่อกวนก็เป็นได้ ดังนั้นต่อให้จะใช้เทคนิคการบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพแค่ไหน งานของคุณก็อาจจะไม่เสร็จตามเป้าหมายได้ถ้าไม่พยายามลดสิ่งยั่วยุที่คอยกวนใจคุณอยู่เสมอ หากคุณทำงานที่ต้องใช้สมาธิ การยกอุปกรณ์ทำงานเข้าไปอยู่ในมุมสงบ ปิดการแจ้งเตือนของแอปพลิเคชันที่ไม่จำเป็นต่อการทำงาน หรือปิดประตูห้องทำงานให้สนิทจนมั่นใจว่าเพื่อนตัวน้อยจะเข้ามารบกวนคุณไม่ได้ จะยิ่งทำให้จดจ่อกับงานได้ดีและทำงานจนเสร็จได้ในที่สุด

4. ทำงานไปพักไปด้วย Pomodoro Technique

การจดจ่ออยู่กับทำงานให้เสร็จตามแผนเป็นเรื่องที่ควรทำ แต่จะดีกว่าไหมหากคุณสามารถบริหารเวลาพักผ่อนให้แทรกอยู่ในแผนการทำงานในแต่ละวันได้ด้วยการลองใช้ “Pomodoro Technique” ซึ่งเป็นวิธีการบริหารเวลาที่เริ่มด้วยเวลาทำงาน 25 นาทีติดต่อกัน เมื่อครบจึงสลับเป็นการหยุดพัก 5 นาทีแล้วจึงเริ่มทำงานใหม่ด้วยเวลาเท่าเดิม ทำวนไปแบบนี้จนครบ 4 รอบ แล้วจึงค่อยหยุดพักยาว ๆ ประมาณ 15-30 นาที เพียงเท่านี้คุณจะพบว่าตัวเองสามารถจดจ่อกับงานตรงหน้าได้ดีขึ้น งานมีความก้าวหน้าอย่างเห็นได้ชัด มีเวลาได้พักอยู่เรื่อย ๆ และที่สำคัญคือทำให้มีกำลังในการจัดการงานมากขึ้นเพราะช่วงเวลา 25 นาทีในการจดจ่อนั้นสั้นและทำสำเร็จได้ง่าย

5. Eat That Frog! กินกบซะ แล้วชีวิตจะง่ายขึ้น

ไม่ว่าใครต่างก็มีสิ่งที่ไม่อยากทำแต่ก็ต้องทำกันทั้งนั้น รวมถึงชีวิตของพนักงานที่ต้องสะสางงานในแต่ละวันเช่นกัน เพราะใน To-Do List บางวันของคุณอาจมีอย่างน้อยสักหนึ่งอย่างที่แค่เห็นว่าต้องทำก็รู้สึกอ่อนล้าแล้ว แต่คุณสามารถเอาชนะงานนั้นได้ด้วยทฤษฎี “Eat That Frog” หรือการทำงานที่คุณไม่อยากทำที่สุดให้เสร็จตั้งแต่หัววัน เพราะเมื่อคุณสามารถจัดการกบหรืองานนั้นได้แต่เนิ่น ๆ ระยะเวลาที่เหลือในหนึ่งวันนั้นก็จะสบายขึ้นแถมคุณยังมีกำลังใจในการทำงานต่อ เพราะอุปสรรคที่หนักหนาที่สุดได้หายไปแล้วนั่นเอง ซึ่งนี่เป็นแค่ส่วนหนึ่งของประโยชน์ในการ Eat That Frog เท่านั้น หากใครอยากรู้ว่าทฤษฎีนี้จะช่วยให้ชีวิตง่ายขึ้นยังไงได้อีกบ้าง ลองอ่านบทความนี้ดูสิ!

6. ลองขอความช่วยเหลือก็ดีนะ

แม้จะฟังดูธรรมดาและไม่ว่าใครก็คงต้องเคยขอให้เพื่อนร่วมงานช่วยมาก่อน แต่การแบ่งงานและร่วมมือกันกับเพื่อนร่วมงานถือเป็นหนึ่งในวิธีบริหารเวลาที่เข้าถึงง่ายและสะดวกที่สุดจนคุณไม่อาจมองข้ามไปได้เลย ซึ่งประโยชน์ของการร่วมมือกันทำงานนี้นอกจากจะประหยัดเวลา แบ่งเบาภาระที่คุณแบกอยู่ คุณอาจได้ความรู้หรือทักษะใหม่ ๆ มาจากเพื่อนร่วมงานระหว่างช่วยกันทำงาน สามารถแบ่งปันคำติชมหรือคำแนะนำ รวมถึงเสริมสร้างการทำงานเป็นทีมที่จะช่วยพัฒนาคุณได้ไปพร้อมกับการบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ

7. เอาเทคโนโลยีเข้าช่วย

แม้จะรู้วิธีการบริหารเวลามากแค่ไหน แต่ระหว่างที่กำลังตั้งใจโฟกัสกับงานตรงหน้าคุณอาจจะลืมดูเวลาทำให้ตารางงานที่เคยวางแผนไว้ในตอนเช้ารวนไปหมดก็เป็นได้ การนำเทคโนโลยีอย่างแอปพลิเคชันที่ช่วยบริหารเวลาเข้ามาปรับใช้ จะช่วยลดความเสี่ยงของการทำงานไม่เสร็จตามเวลาและลดข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นในการทำงานของคนเรา เช่น การตั้งแจ้งเตือนล่วงหน้าสำหรับการประชุมสำคัญเอาไว้ เพียงเท่านี้ก็หมดห่วงเรื่องการหลงลืมตารางงานของตัวเอง แถมยังทำงานได้มีประสิทธิภาพมากกว่าเดิมด้วย

8. ปฏิเสธให้เป็น

ใช้เทคนิคบริหารเวลาก็แล้ว ให้เพื่อนร่วมงานช่วยก็แล้ว ทั้งยังมีแอปพลิแคชันสำหรับบริหารเวลาติดตัวไว้อีก แต่หากงานของคุณดูเหมือนจะไม่ลดลงเลยแถมมีทีท่าว่าจะเพิ่มขึ้นอีกจนกระทบชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัว การพูดคุยกับหัวหน้าหรือคนที่สั่งงานอย่างตรงไปตรงเพื่อชี้ให้เห็นถึงปัญหาที่คุณกำลังเผชิญอยู่และปฏิเสธการรับงานเพิ่มจึงเป็นทางเลือกที่ควรทำอย่างยิ่ง เพราะต่อให้จะเป็นคนที่บริหารเวลาเพื่อจัดการงานทุกอย่างได้ดีแค่ไหน แต่มนุษย์เราก็มีขีดจำกัดเป็นของตัวเอง คุณจึงควรที่จะใส่ใจ Work-Life Balance อยู่เสมอ ไม่เช่นนั้นสุขภาพร่างกายและใจของคุณอาจจะพังไปก่อนที่งานจะเสร็จก็เป็นได้

การบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพไม่ได้เป็นแค่ทักษะที่หลายองค์กรมองหาในตัวพนักงาน แต่ถือเป็นหนึ่งใน Soft Skills ที่คนวัยทำงานทุกคนควรมีเพราะจะช่วยให้คุณจัดการชีวิตทำงานอันยุ่งเหยิงให้ลงตัวมากยิ่งขึ้น มีเวลาพักผ่อนระหว่างวัน มองเห็นทิศทางการทำงานอย่างชัดเจน และนำคุณไปสู่เป้าหมายในอนาคตที่ยิ่งใหญ่กว่า แค่บริหารเวลาอย่างเดียวก็ทำให้ชีวิตดีขนาดนี้ อย่าลืมนำเทคนิคทั้ง 8 ข้อที่ WorkVenture ได้แนะนำไปฝึกฝน ผสมผสานแต่ละเทคนิค และปรับใช้ให้เหมาะกับตัวเองนะ.