4 เทคนิคจัดการอีเมล์อย่างชาญฉลาด

ในชั่วโมงชีวิตการทำงานโดยเฉพาะงานที่ต้องใช้สมาธิ หลายครั้งมักมีเรื่องแทรกให้รบกวนใจรอบด้าน ทั้งเสียงโทรศัพท์ เสียงเพื่อนรวมงานเรียก ไหนจะ notification จากทุกแอพที่เด้งเรียกร้องความสนใจ โดยเฉพาะ “อีเมลด่วน” ที่หลั่งไหลเข้ามาตลอดวัน นั่งไล่เช็กจนไม่มีโอกาสได้ทำงาน

รอหน่อยได้ไหม คงไม่มีใครพินาศเพราะเราตอบอีเมลช้า - มีตัวเลขระบุว่าผู้คนเช็คอีเมลเฉลี่ย 11 ครั้งต่อชั่วโมง จัดการตอบอีเมล 122 ข้อความต่อวัน คิดเป็น 28% ของเวลาทำงานทั้งหมดในสัปดาห์กันเลยทีเดียว กระทั่งวันหยุด คนทำงานกว่า 60% ยังแง้มเปิดอีเมลดูด้วยซ้ำ

แม้จะมีแอพแชทไว้คุยงานให้กระชับและติดตามความคืบหน้าได้อย่าง  Slack, Facebook Workplace หรือกระทั่ง LINE แต่ก็ไม่ได้ทำให้การใช้อีเมลลดลงเลย วันนี้ WorkVenture ขอรวบรวมวิธีจัดการอีเมลอย่างชาญฉลาด ตอบดีมานด์ภายนอกอย่างอัจฉริยะ เพราะเรารู้...ว่าคุณเองก็ต้องเคลียร์งานของตนเองเช่นกัน

1.เช็คอีเมลเป็นชุดๆ ไม่ต้องดูถี่รัวทั้งวัน

อย่าใส่ใจกับตัวเลข notification ที่จะคอยหลั่งไหลเข้ามามากจนเกินไป สิ่งนี้จะทำให้คุณเสียสมาธิ เราแนะนำว่าในชั่วโมงการทำงานแต่ละวัน ให้คุณกำหนดชี้ชัดไปเลยว่า “ช่วงเวลานี้ฉันจะเปิดอีเมลขึ้นมาเช็คเท่านั้น สัก 30 นาทีหลักจากทำงานอย่างจริงจัง 45-90 นาที ไม่ทำอย่างอื่น และไม่เช็คอีเมลแทรกระหว่างทำงาน” มีผลทางวิทยาศาสตร์ยืนยันว่าคนที่ทำวิถีนี้ ได้ผลลัพธ์ของงาน (productivity) มากกว่า เครียดน้อยกว่า และส่งผลถึงการมีความสุขมากกว่า

2.จัดลำดับความสำคัญของผู้ส่งและเนื้องาน

ในแอพอีเมลบนสมาร์ทโฟนทั้ง iOS และ Android เราสามารถตั้งให้อีเมลจากผู้ส่งที่สำคัญมากๆ (เช่น อีเมลหางาน ตอบไม่ไวอาจพลาดโอกาสทอง) เข้ามาใน VIP Inbox ได้ ใน Gmail ชื่อว่า “priority senders” และสามารถตั้งเสียงแจ้งเตือนให้ต่างจากอีเมลปกติ และในขณะเดียวกันเมื่อโปรเจกต์พ้นผ่าน คนสำคัญที่เราต้องรีบดีลด้วยก็หมดความสำคัญ อย่าลืมแบ่งเวลามาเอาเขาออกจากลิสต์ดังกล่าว

3.ปิดแอพอีเมลอย่าให้เห็นขณะทำงาน

ใครก็เป็น ผมเองก็เป็น ที่สายตามักจะจับจ้องกับตัวเลขอีเมลใหม่ที่แสดงบนแท็บของเว็บเบราว์เซอร์ คำแนะนำสั้นๆ ที่อาจทำได้ยาก คือ “ปิดแอพอีเมลไปเลย” อย่าแค่ย่อ เพื่อเทรนสมองให้โฟกัสกับเนื้องานตรงหน้า เพิ่มความสามารถในการจดจำระยะสั้น ในขณะเดียวกันก็ลองจัดสภาวะแวดล้อมให้การเช็คอีเมลไม่อยู่ในหน้าจอหลัก คือไปอ่าน-ไปตอบในโทรศัพท์มือถือเท่านั้น รวมถึงการทำหน้าเดสก์ทอปให้โล่งก็ช่วยเรื่องการโฟกัสกับงานได้ด้วย

4.รู้หรือไม่ ทำหลายงานพร้อมกันนั้นอันตรายต่อความคิดสร้างสรรค์

บทความฮาวทูก็ต่างพร่ำบอกกันอย่างนี้ และบทความนี้ก็ขอชี้ไปในทางเดียวกัน ในแวดวงนักวิจัยระบุว่าการทำงานหลายงานสลับไปมา สมองต้องทำการปรับโฟกัสให้เข้ากับงานนั้น ซึ่งโดยเฉพาะงานที่ต้องใช้สมาธิเช่นการคิด เขียน หรือเตรียมพรีเซนเทชั่น สมองต้องใช้เวลากว่า 25 นาทีกว่าจะกลับมาโฟกัสงานนั้นได้ ถ้ามัวแต่สลับงานไปมาทั้งวัน ก็คำนวณเอาแล้วกันว่าเนื้องานจะสำฤทธิ์ผลหรือไม่ และยังมีงานวิจัยอีกชิ้นยืนยันว่า การทำงานแบบนี้ทำให้ไอคิวลดลงต่ำกว่าคนที่สมองเบลอจากการเสพกัญชาเสียอีก

WorkVenture ขอฝากทิปในการทำงานนี้ให้กับคนทำงานทุกท่าน ไปจนถึงน้องๆ ที่กำลังหางานกันอยู่ การทำงานอย่างมีโฟกัสจะทำให้ผลงานออกมาดีดังที่ตรงใจไม่มีหลุดตกบกพร่อง ถึงมีก็ทราบจุดที่ต้องแก้ไข สิ่งที่เหล่านี้จะทำให้คุณประสบความสำเร็จ ก้าวหน้าในสายอาชีพ และเป็นผู้นำของทีมในองค์กรได้ต่อไป อย่าละเลยสิ่งเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ ขอให้คุณได้งานที่ตรงใจนะครับ