ทำองค์กรแบบแฟลต 3 วิธีชิลๆ แต่พนักงานแฮปปี้มากเว่อร์

เผลอแป๊บเดียวการระบาดของโควิดก็กำลังจะครบสามปีเข้าให้แล้ว ช่วงที่ผ่านมาองค์กรทุกแห่งต่างต้องมีการปรับเปลี่ยนการทำงานกันเรื่อยๆ เพื่อรับมือให้ทันกับสถานการณ์ตรงหน้า หลายองค์กรก็หันมาใส่ใจเรื่องของการสร้างการมีส่วนร่วมและความผูกพันของพนักงานต่อองค์กรให้มากขึ้นหรือที่เรียกว่า “Employee Engagement” บางแห่งก็โปรโมทเรื่องของความสุขในการทำงานมากขึ้น แต่กลับมีผลสำรวจในอเมริกาว่าแท้ที่จริงแล้วพนักงานกลับไม่ได้มีความรู้สึกผูกพันอะไรกับองค์กรอย่างที่องค์กรทุ่มเทไปขนาดนั้น
แล้วอย่างนี้องค์กรต่างๆ จะทำให้พนักงานรู้สึกมีส่วนร่วมกับองค์กรได้อย่างไร แม้จะมีการถกเถียงกันมากมายในช่วงที่ผ่านมา แต่หนึ่งในคำตอบที่น่าสนใจที่ทำให้พนักงานรู้สึกมีส่วนร่วมก็คือ การสร้างองค์กร “แนวราบ” ซึ่งเป็นวิธีการสำคัญเกี่ยวกับการสร้างองค์กรขนาดใหญ่อย่างที่ DPR Construction องค์กรจากประเทศอเมริกาใช้อยู่และได้ผลด้วย
ที่นี่เป็นหนึ่งในบริษัทก่อสร้างเชิงพาณิชย์ยักษ์ใหญ่ในอเมริกา มีพนักงานมากกว่าหนึ่งหมื่นคนและมีรายได้กว่า 7.4 พันล้านเหรียญเลยทีเดียว สิ่งที่น่าสนใจคือรูปแบบในการบริหารองค์กร เพราะแทนที่องค์กรใหญ่จะบริหารงานแบบพีระมิดที่มีผู้อาวุโสคอยสั่งการจากยอดอย่างที่เราเข้าใจกันเกี่ยวกับการทำงานในองค์กรขนาดใหญ่ พวกเขากลับให้ความสำคัญของบทบาทของพนักงาน ขอบข่ายความรับผิดชอบของงานและความรู้ความเชี่ยวชาญของพนักงานเป็นคนๆ มากกว่า หรือสรุปอย่างย่อเลยก็คือที่นี่ให้ความสำคัญกับสิ่งที่เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจ มากกว่าจะดูว่าใครเป็นคนสั่งงาน

สิ่งที่พวกเขาโฟกัสคือที่นี่จะต้องไม่มีการจำกัดงานด้วยชื่อตำแหน่งงาน และต้องทลายกำแพงการทำงานแบบเก่าลงเพื่อให้พนักงานสามารถลองทำงานในบทบาทที่แตกต่างกันภายในองค์กรได้ด้วย นอกจากนี้ยังต้องพยายามเน้นเรื่องของการทำงานร่วมกันและต้องสนับสนุนพนักงานทุกคนผู้มีหน้าที่ในการติดต่อกับลูกค้าและพนักงานที่คอยส่งมอบสิ่งดีๆ ให้ลูกค้า ผลตอบแทนที่ได้มาก็คือว่าพนักงานรู้สึกมีส่วนร่วมกับงานมากขึ้น มีส่วนร่วมกับองค์กรมากขึ้น ท้ายที่สุดพนักงานก็มีความพึงพอใจกับงานที่ตัวเองได้ทำ
แต่การสร้างองค์กรแนวราบนั้น บอกได้เลยว่าไม่ใช่เรื่องง่ายอย่างแน่นอน และจะว่าไปองค์กรที่เป็นแนวราบจริงๆ ก็มีน้อย แต่ถึงอย่างนั้นก็มี 3 แนวทางที่ทุกองค์กรสามารถนำไปปรับใช้เพื่อสร้างการทำงานเชิงบูรณาการและลดลำดับขั้นในการทำงานที่มากมายลงได้อย่างแน่นอน

1. วางรากฐานองค์กรอย่างถูกต้อง

การจะทำให้องค์กรมีลำดับขั้นการทำงานลดลงได้ ต้องเริ่มจากการระบุให้ชัดเจนไปเลยว่าเป้าหมาย มุมมองและคุณค่าขององค์กรเราคืออะไร อย่างที่ DPR ต้องการ ก็คือการสร้างสิ่งที่ยิ่งใหญ่ โดยวิธีการที่ได้ผลก็คือการสร้างองค์กรที่ทุกคนได้เป็นผู้นำร่วมกันและจะต้องให้ความสำคัญกับพนักงานและลูกค้าด้วย เมื่อคิดเช่นนี้แล้วคนที่เพิ่งเริ่มทำงานมาไม่นาน กับคนที่ทำงานมาเป็น 30 ปีก็รู้สึกว่าตัวเองมีสิ่งที่ต้องทำให้ภายในองค์กรเหมือนกัน โดยต่างคนก็เพียงแต่ต้องอาศัยประสบการณ์ของตัวเองที่มันแตกต่างกับคนอื่นเพื่อทำงานให้สำเร็จ ซึ่งทุกคนก็จะรู้สึกเคารพกันและกันเพราะต่างรู้ดีว่าแม้จะมีประสบการณ์และความรู้ที่แตกต่างกันแต่ทุกคนทำงานเพื่อเป้าหมายเดียวกัน
กุญแจสำคัญอย่างหนึ่งในการสร้างองค์กรแนวราบคือการสร้างวัฒนธรรมที่ทุกคนเคารพซึ่งกันและกัน และทุกคนต้องทำอย่างจริงจังด้วย ผู้นำจำเป็นต้องใส่ใจและให้คำมั่นได้ว่าจะใส่ใจทั้งพนักงานและลูกค้า การเคารพซึ่งกันและกันนั้นไม่ใช่การสั่งงานจากเบื้องบนลงมาเบื้องล่างอย่างแน่นอน แต่จะเป็นการใส่ใจต่อความรู้ ความสามารถและความตั้งใจของพนักงานทุกคน โดยองค์กรจะสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้องว่าจะต้องทำอะไร ภายใต้ขอบเขตของวัตถุประสงค์ วิสัยทัศน์และคุณค่าที่ได้วางเอาไว้แล้วนั่นเอง
อีกอย่างหนึ่งที่สำคัญมากคือพนักงานจะต้องรู้สึกปลอดภัยเวลาที่จะแสดงออกว่าตนเองไม่รู้อะไร และต้องการความช่วยเหลือ พนักงานควรได้รับการสนับสนุนให้มีความกล้าในการสอบถามและแสวงหาสิ่งที่ตนเองต้องการเพื่อให้เป็นประโยชน์ต่องานหรือกล้าที่จะพูดว่างานเยอะเกินไป ทำไม่ไหวต้องการความช่วยเหลือ ถ้าหากมีพนักงานกล้าขอความช่วยเหลือ ก็แสดงว่าองค์กรของคุณก็เริ่มเป็นองค์กรแนวราบแล้ว

2. ให้ความสำคัญกับบทบาทมากกว่าตำแหน่ง

ยิ่งลดชื่อตำแหน่งต่างๆ ลงได้มากก็ยิ่งดี แม้ว่าจะมีบางตำแหน่งที่จะหายไปไม่ได้อย่างพวก CEO หรือ CFO ชื่อตำแหน่งมักแสดงถึงอำนาจและสิทธิ์ขาด ทำให้พนักงานไม่อยากแสดงความคิดเห็นหรือไอเดียดีๆ ทั้งที่ไอเดียดีๆ มักจะมาจากพนักงานด้านล่างหรือพวกคนรุ่นใหม่ ไอเดียดีๆ มักไม่ได้มาจากคนข้างบน ดังนั้นการไม่มีชื่อตำแหน่งมาคอยกำกับจะทำให้พนักงานรู้สึกอยากจะพูด อยากจะแชร์มากขึ้น การจะเป็นองค์กรแนวราบ ต้องโฟกัสไปที่เรื่องของบทบาท ความรับผิดชอบและความสามารถมากกว่า ดังนั้นควรเจาะลึกลงไปว่าในโปรเจกต์งานนั้นๆ ใครมีความสามารถที่จะเป็นคนนำ มีความรับผิดชอบที่ทำให้ให้โปรเจกต์นั้นสำเร็จได้และคนนั้นควรร่วมมือ ร่วมงานกับใครเพื่อให้งานสำเร็จได้ จากนั้นจึงค่อยมอบหมายงานและฝึกฝนทักษะที่จำเป็นให้ตรงจุด คนแต่ละคนจะรู้สึกมีพลังในการทำงานในบทบาทของตัวเองมากขึ้น เมื่อได้ทำงานร่วมกันเป็นทีม อย่างคนที่จะได้เป็นผู้จัดการโปรเจกต์ก็ต้องหาข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับงานในโปรเจกต์และเกี่ยวกับทุกคนในทีม และกำหนดทิศทางของงานจากข้อมูลที่ได้รับและส่งมอบงานให้ทันเวลา แต่ทุกคนก็รู้สึกเคารพในทักษะที่แต่ละคนมี และเข้าหาคนที่ถูกต้องเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี แล้วอย่างนี้คนที่มีอาวุโสมากหรือเป็นผู้เชี่ยวชาญจะคอยกำหนดทิศทางหรือเปล่า จริงๆ ก็ต้องบอกว่าคนที่มีความรู้มากก็อาจจะมีข้อแนะนำติติงมาก แต่เหตุผลไม่ใช่เพราะความอาวุโส แต่การทำงานให้ถูกต้องเป็นเรื่องที่คนในทีมต้องทำให้ได้ร่วมกัน ดังนั้นการติเพื่อก่อก็เป็นเรื่องที่ถูกต้องแล้ว

3. ฝึกฝนและพัฒนาผู้คนด้วยวิธีที่แตกต่างกันไป

การพัฒนาพนักงานให้เก่งเพื่อให้องค์กรกลายเป็นแนวราบเริ่มจากการทำงานนี่แหล่ะ ที่จะต้องทำให้พนักงานรู้สึกถึงเป้าหมายและวิสัยทัศน์และคุณค่าขององค์กร แล้วยังต้องสร้างแรงกระตุ้นให้พนักงานรู้สึกว่าการทำงานต้องประสบผลสำเร็จ สร้างแรงจูงใจให้พนักงานรู้สึกว่าต้องมีความรับผิดชอบที่จะสร้างสิ่งที่ยิ่งใหญ่ โดยไม่ได้รู้สึกถูกบังคับจากหัวหน้างานที่มากดดันให้ต้องทำงานเสร็จ

ปัจจัยสำคัญก็คือการทำให้พนักงานเห็นว่าพวกเขาจะร่วมงานกับคนอื่น หรือพูดคุยกับคนอื่นในทีมได้อย่างไร รวมถึงการพูดคุยกับองค์กรทั้งหมดทั้งมวลที่ตนเองเป็นส่วนหนึ่ง ต้องทำให้พนักงานรู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งของทีมที่เก่ง ทำให้พนักงานรู้สึกอยากถามเสมอว่า “เรื่องนี้ต้องถามใครอีกไหม” เพื่อให้ได้คำตอบที่ครบถ้วนที่สุด องค์กรจำเป็นต้องมีผู้นำที่ไม่เพียงแต่เชื่อมั่นในศักยภาพของพนักงาน เชื่อว่าพวกเขาจะตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง แต่ผู้นำยังต้องตระหนึกถึงงานที่พวกเขาได้รับและบทบาทที่พนักงานแต่ละคนได้มีส่วนร่วมให้งานออกมาสำเร็จ ผู้คนต่างคิดว่าการก่อสร้างก็เหมือนกับธุรกิจการผลิต แต่แท้จริงหัวใจสำคัญนั้นแตกต่างกันเพราะการก่อสร้างคืองานบริการ ซึ่งก็เหมือนกันกับบริษัทอื่นๆ คือเราไม่ได้กำลังขายสินค้าหรือหาทางลดต้นทุน แต่เรากำลังส่งมอบการบริการที่มีคุณค่าให้ทุกคน เมื่อเรามองเห็นความเป็นจริงในข้อนี้ ก็จะรู้เลยว่าทำไมต้องสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ทำให้พนักงานอย่างเราสร้างความพึงพอใจให้ลูกค้าและทำให้พนักงานรู้สึกว่าไอเดีย ความคิดและผลงานของพวกเขาได้รับการตระหนักอย่างมีคุณค่าแท้จริงและเท่าเทียม