ปัญหาในห้องประชุมที่มนุษย์เงินเดือนมักเบื่อหน่าย

“ประชุมอีกแล้ว” คือประโยคที่มนุษย์เงินเดือนหลายคนได้ยินบ่อยที่สุดเลยก็ว่าได้ในเวลางาน ไม่ว่าจะเป็นเสียงเชิงเตือน หรือเชิงบ่นก็ตาม เพราะต้องยอมรับว่าการประชุมคือหนึ่งในกระบวนการทำงานของมนุษย์เงินเดือนในยุคนี้ไปแล้ว ไม่ว่าจะเป็นการนั่งประชุมเพื่อหาข้อสรุป หรือการประชุมแบบรวบรัดเพื่อประหยัดเวลาต่อการอัปเดตหน้าที่และความรับผิดชอบที่ระยะหลังองค์กรอื่นๆ มักนิยมใช้กันนั่นคือ ‘Stand Up Meeting’ หรือยืนประชุมกันนั่นเอง

ทว่าการประชุมก็มีผลเสียในด้านเวลาเหมือนกัน หากผู้นำประชุมไม่สามารถกำหนดเวลาหรือควบคุมวาระในการพูดคุยได้ดี ก็อาจทำให้พนักงานที่เข้าร่วมประชุมนั้นเสียทั้งเวลาในการทำงาน และประเด็นที่จะนำไปแก้ไขหรือพัฒนางานอื่นๆ ต่อไป ซึ่งเหตุการณ์เหล่านี้ตัวผมเองก็เคยผ่านร้อนผ่านหนาวมาเป็นอย่างดี เลยมีกรณีดีๆ ที่คิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่านกันครับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งอาการบาดเจ็บทางความรู้สึกนึกคิดของผู้เข้าร่วมประชุมมากมายจากต้นเหตุดังนี้ครับ

1. ความอคติต่อผู้ร่วมงาน

ความคิดที่เกิดอคติคือปัญหาที่ใหญ่ที่สุดในการทำงานกับคนอื่นๆ รวมไปถึงในการประชุมด้วย เพราะหากพนักงานคนไหนเกิดอคติที่รุนแรงกับผู้ร่วมประชุมด้วยกันเองนั้น รับรองว่าประชุมให้ดีอย่างไรก็ไม่มีทางจบอย่างแน่นอน เพราะคนที่มีอคติมักชอบมองข้ามเรื่องดี หรือโอกาสในการแก้ไขปัญหา แต่มักจะมองหาจุดบกพร่องเพื่อจับผิดแล้วตามไปขยี้และซ้ำเติมต่อเพื่อนร่วมงานเสียเป็นส่วนใหญ่ นี่คือปัญหาหลักที่ไม่มีใครแก้ได้นะ นอกเหนือจากเจ้าตัวเอง

ส่วนหากคนไหนอยากแก้แค้นคนที่อคติแบบไร้เหตุผล ก็ขอแนะนำให้

แก้แค้นด้วยการสร้างผลงานให้เป็นที่ยอมรับจากคนอื่นๆ

แล้วเกมทุกอย่างจะจบลงด้วยชัยชนะอย่างมืออาชีพที่สวยงามครับ

2. ไม่เข้าใจวาระ

นี่คืออีกหนึ่งปัญหาในวงประชุมที่ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ก็เกิดขึ้นให้เห็นอยู่บ่อยๆ นั่นคือ ผู้เข้าร่วมประชุมไม่เข้าใจวาระว่าการเข้าประชุมแต่ละครั้งนั้นจะคุยกันเรื่องอะไร ซึ่งนอกจากจะเสียเวลาในการประชุมแล้ว ยังแสดงให้เห็นถึงความไม่เป็นมืออาชีพในการแสดงความรับผิดชอบต่องานของตัวเอง และเวลาของผู้อื่นอีกด้วย

ฉะนั้น วิธีแก้ก็คือจัดระเบียบวินัยในตัวเองด้วยการตั้งคำถามต่อการประชุม และทำการบ้านด้วยการเตรียมข้อมูลและสิ่งที่คิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์ต่อวงประชุมจะยิ่งทำให้คนอื่นเห็นความเป็นมืออาชีพในตัวเรามากขึ้น

3. มาสาย

ความเลวร้ายที่เห็นได้บ่อยในสังคมการทำงานของไทยคือวินัยเรื่องเวลา แม้จะดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่หากคิดดีๆ

เวลาคือทรัพยากรอย่างหนึ่งที่สำคัญมากๆ

ในการทำงาน ยิ่งบริหารเวลาดีก็ยิ่งมีเวลาเหลือไปคิดและทำงานอื่นๆ ได้อีกเป็นจำนวนมาก โดยเฉพาะบริษัทของคนรุ่นใหม่ที่ค่อนข้างให้ความสำคัญกับเวลามาก โดยจะใช้เวลาไม่มากในการประชุมแต่ละครั้งเพื่อสรุปความคืบหน้า และแนวทางแก้ไขต่อการพัฒนางานให้ดีขึ้นต่อไป

ส่วนประสบการณ์ที่ผมเคยเจอแบบโหดร้ายที่สุดคือการที่ผู้นำประชุมล็อกห้องทันทีหลังวาระการประชุมเริ่มต้นไปแล้ว ส่วนคนมาสายก็ได้แต่ยืนสำนึกผิดอยู่หน้าห้องเพียงลำพังเท่านั้น ซึ่งนี่ก็เป็นการลงโทษเชิงจิตวิทยาอีกแบบหนึ่งที่ทำให้พนักงานเกิดการทบทวนเรื่องความรับผิดชอบต่อตัวเอง

ก่อนจะจากกันไปในเรื่องปัญหาการประชุม ผมขออนุญาตแชร์ประสบการณ์จากการประชุมในการทำงาน เพื่อให้การประชุมครั้งหน้าของคนอื่นๆ นั้นดีขึ้น ถามว่าทำอย่างไร คำตอบนั้นง่ายมากครับนั่นคือ

การจดบันทึกการประชุมนั่นเอง

หัวใจหลักของการจดบันทึกการประชุมคือการสร้างหลักฐานเพื่อไม่ให้เกิดความสับสนต่อประเด็นในการประชุมครั้งถัดไป โดยมีองค์ประกอบ และใจความสำคัญที่ต้องบันทึกไว้เพื่อทบทวนหลายอย่างเช่น

• หัวข้อในการประชุมเมื่อครั้งก่อน / วัน เวลา และสถานที่
• จำนวน และรายชื่อผู้เข้าร่วมและผู้ขาดการประชุม
• ประเด็นย่อยในการประชุมครั้งก่อน
• สิ่งที่ต้องนำไปแก้ไขและพัฒนา
• ข้อเสนอแนะจากคนในวงประชุมว่าใครคิดอะไรและเสนออะไร

หากมนุษย์เงินเดือนอย่างเราสามารถหลีกเลี่ยง 3 ข้อเจ้าปัญหาที่เกิดขึ้นต่อการประชุม และแก้ไขด้วยการหัดเป็นนักจดบันทึกการประชุมให้เป็นนิสัย ผมเชื่อว่าชีวิตการทำงานของเราจะดีขึ้นทั้งในเชิงความคิด พฤติกรรม และยังได้วิชาในการจับประเด็นเป็นอีกต่างหาก

ใครสนใจลองนำไปใช้ได้นะครับ เพราะตัวผมเองก็พัฒนาความคิดและการทำงานจากปัญหาของวงประชุมเนี่ยแหละ ถ้าทำได้เราจะเห็นศักยภาพของตัวเองที่แตกต่างไปจากเดิมแน่นอนครับ

เลิกประชุมได้!